Fahrdienst-Preise richtig kalkulieren

Kostenblöcke

Trennen Sie Fahrzeug, Personal und Betrieb – erst dann wird der Preis sichtbar.

Fahrzeugkosten bestehen nicht nur aus Energie oder Kraftstoff. Der ADAC zählt unter anderem Wertverlust, Fixkosten, Betriebskosten sowie Werkstatt- und Reifenkosten zu einer vollständigen Betrachtung. Im gewerblichen Einsatz kommen häufig intensivere Pflege, höhere Laufleistung und spezifische Versicherungsbedingungen hinzu.

Beim Personal zählt die gesamte vergütete Einsatzzeit: Vorbereitung, Anfahrt, Wartezeit, Fahrgastfahrt, Rückfahrt und Nachbereitung. Arbeitgeberanteile, bezahlter Urlaub, Krankheit und Weiterbildungen gehören in den internen Personalstundensatz – auch wenn sie auf keiner einzelnen Kundenrechnung erscheinen.

Der dritte Block sind Gemeinkosten. Disposition, Buchhaltung, Miete, Telefonie, Software, Marketing und Beratung ermöglichen jede Fahrt, lassen sich aber nicht direkt einem Kilometer zuordnen. Sie müssen sinnvoll auf produktive Stunden oder Aufträge verteilt werden.

Fahrzeug

Wertverlust oder Leasing, Finanzierung, Versicherung, Steuer, Energie, Wartung, Reifen und Pflege.

Personal

Bruttolohn, Lohnnebenkosten, Fehlzeiten, Bereitschaft sowie Vor- und Nachbereitung.

Betrieb

Disposition, Verwaltung, Vertrieb, Räume, Kommunikation, Software und externe Beratung.

Risiko & Gewinn

Puffer für Schwankungen, Schäden und Investitionen plus geplanter Unternehmergewinn.

Die Bezugsgröße

Verkaufte Kilometer sind nicht gefahrene Kilometer.

Ein Fahrzeug verursacht Kosten auf jedem Kilometer. Berechnet wird dem Kunden jedoch häufig nur ein Teil davon. Anfahrt, Rückfahrt, Positionierung und Werkstattwege bleiben unsichtbar, obwohl Fahrzeug und Chauffeur gebunden sind. Deshalb ist der Preis pro verkauftem Kilometer höher als der interne Preis pro tatsächlich gefahrenem Kilometer.

Die zentrale Formel lautet: jährliche Gesamtkosten plus Zielgewinn, geteilt durch produktive Kilometer oder produktive Stunden. Welche Bezugsgröße besser passt, hängt vom Angebot ab. Transfers lassen sich oft als Kombination aus Strecke und Zeit kalkulieren; Stunden- und Eventbuchungen eher über eine Mindestdauer und einen Fahrzeugstundensatz.

Kilometerpreis

(Gesamtkosten + Zielgewinn) ÷ produktive Kilometer.

Stundensatz

(zeitabhängige Kosten + Gemeinkosten + Zielgewinn) ÷ produktive Stunden.

Auftragspreis

Zeitanteil + Kilometeranteil + auftragsspezifische Zuschläge.

Das Rechenbeispiel

Eine Beispielrechnung zeigt, wo Marge verloren geht.

Angenommen, Fahrzeug und Personal verursachen zusammen 72 Euro je Einsatzstunde. Hinzu kommen 14 Euro anteilige Gemeinkosten. Bei einem Zielgewinn von 15 Prozent liegt der erforderliche Nettoerlös bei rund 99 Euro pro produktiver Stunde. Eine zweistündige Kundenfahrt bindet durch Anfahrt und Rückkehr aber insgesamt drei Stunden. Der Mindestpreis orientiert sich dann an drei gebundenen Stunden, nicht an zwei fakturierten Stunden.

Dasselbe gilt für Kilometer: Bei 60.000 Jahreskilometern und 42.000 produktiven Kilometern dürfen die Jahreskosten nicht durch 60.000 geteilt werden, wenn nur 42.000 Kilometer Erlös tragen. Das Verhältnis sollte aus den eigenen Fahrtdaten kommen und mindestens quartalsweise geprüft werden.

Das Beispiel ist bewusst vereinfacht und keine Preisempfehlung. Entscheidend ist das Prinzip: Jede nicht berechnete Einsatzminute und jeder Leerkilometer müssen von den produktiven Einheiten mitgetragen werden.

Vom Modell zum Angebot

Ein guter Preis ist nachvollziehbar, ohne die interne Kalkulation offenzulegen.

Kunden brauchen keine Liste Ihrer Gemeinkosten. Sie brauchen klare Leistungsgrenzen: enthaltene Kilometer oder Stunden, Wartezeit, Nacht- und Feiertagsregeln, Zusatzstopps, Stornierung und Verlängerung. Je eindeutiger diese Punkte im Angebot stehen, desto seltener wird später über eine erwartbare Zusatzleistung gestritten.

Intern sollte jedes abgeschlossene Geschäft gegen die Annahmen geprüft werden. Wie viele Stunden waren geplant, wie viele tatsächlich gebunden? Wie hoch war der Leeranteil? Welche Zuschläge wurden vergessen? Aus diesen Abweichungen entsteht eine bessere Kalkulation für den nächsten Auftrag.

Monatlich

Kraftstoff, Personalkosten und Auslastung gegen Plan prüfen.

Quartalsweise

Leeranteil, produktive Stunden und Deckungsbeitrag je Leistungsart vergleichen.

Jährlich

Wertverlust, Versicherung, Wartung, Gemeinkosten und Zielgewinn neu ansetzen.